Бэкап

1-е правило при работе на компьютере - делай копии.
Если информация, фото, файлы, данные представляют ценность, можно периодически делать копии. Иначе в оди день вы их потеряете. Это не вопрос, ЕСЛИ вы потеряете, а КОГДА.
Все ломается, все имеет свой ресурс, бывают непоправимые ошибки.

Резервное копирование для пользователей

Лучший способ - облако.
Практически всякий бесплатные облачный сервис предлагает установить приложение на компьютер, затем указываем папку и копия этой папки будет всегда в облаке. Обновили файл и он обновился на облаке.
Бесплатно, легко и эффективно.

Резервное копирование для организаций

Тут в большинстве случаев облака не достаточно. Когда-то нужно не только файлы, но и данные сохранять. И на предприятии информация может дорого стоить.
В таких случаях следует воспользоваться онлайн сервисами.